Règlement financier
Le présent règlement financier a pour objet de fixer des points non prévus par les statuts. Il a pour objet de fixer les modalités de fonctionnement de l’ONG « Pédiatres du Monde – PDM » pour ce qui concerne les aspects comptables et financiers de sa gestion.
La modification du règlement financier suit la même procédure que la modification du règlement intérieur.
Article 2. Responsabilités financières et comptables
Article 3. Comptes bancaires et postaux, petite caisse
Article 4. Recettes et financement de l’association
Article 6. Engagement des dépenses
Article 7. Remboursement de frais
Article 8. Gestion de fonds et justification de paiement
Article 9. Comptabilisation des versements et des dépenses
Article 10. Biens appartenant à l’Association
Article 11. Vérification externe des comptes
Article 13. Adoption et entrée en vigueur
1.1. Séparation des fonctions d’ordonnateur et de comptable
La gestion de Pédiatres du Monde est fondée sur le principe de séparation des fonctions d’ordonnateur et de payeur. Celui qui prend la décision de payer ne peut être celui qui effectue le paiement. Celui qui fixe le montant des ressources de l’association (adhésion, subvention,…) ne peut être celui qui en reçoit le règlement.
1.2. Justificatifs comptables et transparence
Toute opération comptable et financière est justifiée par un document (facture, reçu, bordereau, etc.) qui constitue une pièce comptable et est traitée comme telle.
1.3. L’exercice comptable
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
Article 2. Responsabilités financières et comptables
Tous les membres de Pédiatres du Monde sont concernés par la gestion comptable et financière de l’association mais le trésorier général (dans le cadre normal de ses fonctions) et le président sont responsables directement de la gestion comptable et financière de l’association. Leurs responsabilités sont précisées dans les statuts de Pédiatres du Monde.
Article 3. Comptes bancaires et postaux, petite caisse
3.1. Comptes bancaires et postaux
Le trésorier général désigne la banque (ou les banques) auprès de laquelle (ou desquelles) doivent être déposés les fonds de l’association en accord avec le président.
Le trésorier général peut placer à court terme les fonds qui ne sont pas nécessaires pour faire face aux besoins à court terme. Le relevé des placements sera soumis à l’assemblée générale avec les états financiers. Tout placement spéculatif pouvant mettre en péril le capital est interdit.
3.2. Petite caisse
Lorsque les circonstances l’imposent, une petite caisse peut être ouverte. Elle est gérée selon les règles suivantes :
- Les opérations sont portées dans un journal de caisse tenue à jour pour chaque opération.
- Le solde de la caisse doit toujours être positif.
Article 4. Recettes et financement de l’association
Les sources de financements de l’association sont précisées dans les statuts.
Un budget prévisionnel unique est établi sur la base des disponibilités de l’association et alimenté par les différentes sources de financement.
5.1. Prévisions budgétaires
Elles sont présentées par le trésorier général et portent sur les recettes et les dépenses de l’année en cours.
Les prévisions budgétaires sont préparées sur la base d’un budget programme proposé par les associations régionales et les groupes de travail accompagnées du programme de travail pour l’exercice financier, des renseignements, annexes explicatives ou exposés circonstanciés
Les prévisions budgétaires sont transmises par le trésorier général aux membres du bureau exécutif de manière à leur parvenir six semaines au moins avant la date prévue pour la réunion de l’assemblée générale.
5.2. Adoption et attribution du budget
Le budget de l’association est adopté par l’assemblée générale une fois par exercice. Les crédits sont ensuite attribués aux associations régionales et aux groupes de travail en fonctions des besoins exprimés et de l’avancement des projets.
Article 6. Engagement des dépenses
6.1. Dépenses budgétisées
Les dépenses prévues au budget voté par l’Assemblée Générale sont réputées autorisées et seront acceptées par le trésorier général sans autre autorisation.
6.2. Dépenses non budgétisées
Les dépenses non prévues au budget seront soumises à l’autorisation du bureau exécutif jusqu’à un plafond de 500 euros. Au-delà de ce montant, l’autorisation du conseil d‘administration est requise.
Les autorisations du bureau exécutif et du conseil d’administration peuvent être obtenues par courrier électronique dans les huit jours suivant la demande. Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés.
Article 7. Remboursement de frais
Les frais supportés par les membres de Pédiatres du Monde ou des tiers dans le cadre des activités ou du fonctionnement de l’association peuvent faire l’objet d’un remboursement.
Celui-ci doit être demandé au trésorier général sur présentation des justificatifs, dans les trente jours suivant la dépense. Fixer une limite cf Dominique
L’association ne pratique pas l’avance sur frais. Si de gros frais doivent être effectués, ils doivent de préférence être couverts directement par l’association (ex. : achat d’un billet d’avion coûteux). En cas
de circonstances exceptionnelles le bureau de l’association peut cependant déroger à cette règle.
Article 8. Gestion de fonds et justification de paiement
8.1. Gestion de fonds
Le trésorier général est habilité à détenir des fonds et à exécuter des paiements au nom de l’association. Il peut déléguer les fonctions de paiement à une association régionale ou à un membre d’un groupe de travail.
8.2. Justificatifs
Tout détenteur de fonds doit justifier auprès du trésorier général les paiements effectués dans le cadre de la mission qui lui est confiée au moyen des pièces justificatives appropriées telles que :
- original de facture acquittée
- reçu du bénéficiaire pour tout paiement ne pouvant être justifié par une facture
- tout autre document attestant que les services justifiant un paiement ont bien été rendus ou que les marchandises qui font l’objet du paiement ont bien été reçues et n’ont pas déjà été réglées.
8.3. Responsabilité
Tout détenteur de fonds est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte, disparition ou utilisation non autorisée des fonds dont il a la garde, si la perte, la disparition ou l’utilisation non autorisée résulte d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave qui peut lui être imputée.
Article 9. Comptabilisation des versements et des dépenses
Le trésorier général tient la comptabilité en recettes/dépenses et présente au commissaire aux comptes une comptabilité annuelle faisant ressortir :
- les recettes et les dépenses ;
- l’utilisation des crédits alloués ;
- l’actif et le passif de l’association à la fin de chaque exercice.
Le trésorier général fournit également toutes autres informations propres à éclairer sur la situation financière de l’association à la fin de chaque année.
9.1. Enregistrement des versements et facturation
Les cotisations reçues des adhérents sont transmises au trésorier général. L’adhésion ne devient effective qu’après avoir été validée (vérifiée et comptabilisée) par le trésorier général qui en établira un reçu.
9.2. Paiement des factures
Le trésorier général reçoit et paye aux fournisseurs les factures des commandes passées par l’association.
Article 10. Biens appartenant à l’Association
Le trésorier général tient une comptabilité exhaustive des biens acquis par l’association
10.1. Inventaire
L’inventaire des biens possédés par l’association, dont la valeur marchande à l’unité ou dans l’ensemble est supérieure à 400 euros est tenu à jour.
Chaque objet est placé sous la garde d’un responsable nommément désigné.
10.2. Responsabilité
Chacun est responsable du matériel dont il a la garde et assume les conséquences financières d’une éventuelle perte ou dégradation.
10.3. Retrait de l’inventaire
Le retrait de l’inventaire peut intervenir lors de la destruction, la perte ou la vente d’un bien et fait l’objet d’une décision du bureau exécutif de l’association.
Nul n’est autorisé à donner ou à vendre un bien inscrit à l’inventaire de l’association sans l’autorisation expresse du bureau exécutif.
Article 11. Vérification externe des comptes
Un commissaire aux comptes, conformément aux statuts, est désigné par l’assemblée générale ordinaire pour une période de six ans. Il ne peut être révoqué que par l’assemblée générale ordinaire.
11.1. Rôle du commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes vérifie la comptabilité annuelle de l’association pour s’assurer que :
- les états financiers sont conformes aux livres et aux écritures de l’association
- les valeurs et les espèces déposées en banque ou en caisse ont été soit vérifiées grâce à des certificats directement reçus des dépositaires, soit effectivement comptées
- tous les éléments de l’actif et du passif ainsi que tous les excédents et déficits ont été comptabilisés d’une façon adéquate.
11.2. Comptes annuels
Les comptes font apparaître en dettes l’ensemble des engagements souscrits et non liquidés à la clôture de l’exercice.
Le trésorier général soumet pour examen les comptes annuels provisoires de l’association au conseil d’administration.
Le trésorier général soumet ensuite les comptes annuels rectifiés et définitifs au commissaire aux comptes pour vérification et certification et au plus tard le 30 mars suivant l’année à laquelle ils se rapportent.
11.3. Rapport du commissaire aux comptes
Le commissaire aux comptes présente le rapport qu’il établit à l’intention de l’assemblée générale ordinaire de façon à ce que ce rapport soit à leur disposition au plus tard le 31 mai qui suit la fin de l’année à laquelle les comptes se rapportent.
Le rapport annuel, comprenant les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes, est soumis au quitus de l’assemblée générale par le trésorier général. Il est publié au moins quinze jours avant la dite réunion et joint à la convocation.
L’inventaire des biens de l’association est inclus dans le rapport financier annuel.
Article 13. Adoption et entrée en vigueur
Le présent règlement financier a été approuvé par le conseil d’administration tenu à Bordeaux, le 12 décembre 2010, et rentre en vigueur le jour de son adoption.
Le Président
Le Trésorier général
